Directeur ou Directrice de l’administration
Conditions
Poste permanent à temps plein
Département
Administration
Emplacement
Kuujjuaq, Québec
Date de fin d’affichage de poste
30 septembre 2022
Le directeur ou la directrice de l’administration est chargé(e) de :
- Coordonner le soutien administratif à tous les départements.
- Assurer le bon fonctionnement et l’entretien des bâtiments.
- Superviser l’équipe des services administratifs.
- Planifier les réunions et les événements externes et internes.
- Promouvoir le développement d’une identité culturelle positive parmi le personnel et les clients.
Objectif du poste
Sous la direction du directeur général adjoint, le directeur ou la directrice de l’administration est chargé(e) d’assurer les opérations quotidiennes des systèmes administratifs et le bon fonctionnement des bâtiments.
Fonctions
et responsabilités essentielles
Gestion et planification
Supervise et encadre :
- Coordonnateur de l’administration
- Coordonnateur des services alimentaires-Cuisinier en chef
- Assistant de bureau
- Spécialiste en informatique
Assure une planification et une mise en œuvre appropriées de :
- L’entretien de tous les bâtiments ainsi que de leur bon fonctionnement.
- L’entretien, le soutien et le remplacement de l’informatique.
- Tous les contrats de service pour le Centre (bâtiments, véhicules, équipements).
- Services alimentaires.
Soutien administratif :
Mettre en place et maintenir des systèmes pour assurer l’efficacité des services/activités suivant(e)s :
- Dossiers, registres et correspondance exacts.
- Soutien administratif et clérical à tous les départements.
- Soutien et maintenance informatique.
- Services de restauration pour les invités et réception.
- Tenue à jour des organigrammes du personnel et du conseil d’administration, des fiches de contact et du calendrier des événements.
- Traduction de documents.
- Organisation des déplacements et de l’hébergement des directeurs, des cadres supérieurs, du personnel et des consultants.
- Autres tâches de bureau et administratives selon les besoins.
Soutien à l’exécutif
Apporte son soutien à la direction générale et à l’assistant de direction :
- Préparer des lettres, des notes d’information, des calendriers, des ordres du jour et des dossiers de réunion du conseil d’administration.
- Préparer, maintenir et assurer la sauvegarde de toute la correspondance, des procès-verbaux de réunions et des comptes rendus de décisions.
- Rédiger des rapports détaillés, des notes d’information et de la correspondance.
Réunions, événements et projets spéciaux :
S’assurer que les dispositions appropriées sont prises pour :
- Les salles de réunion.
- La disponibilité du matériel, des dossiers, des informations et des documents spécifiques à la réunion
- La disponibilité de l’équipement audiovisuel et du matériel général de réunion.
- Procès-verbaux et enregistrements précis des réunions et autres événements.
Coordination de diverses réunions et manifestations :
- Aide à la planification de l’événement, invitation des invités, préparation des avis de réunion et enregistrement des procès-verbaux des réunions (par exemple, réunions du personnel, remise des diplômes du centre, etc.)
Effectuer d’autres tâches connexes à la demande du directeur exécutif adjoint.
Qualifications
Éducation
- Diplôme collégial (un atout).
- Diplôme dans un domaine lié à la gestion (un atout) ou volonté d’intégrer un programme de formation.
- Des cours sur les pratiques organisationnelles ou les relations humaines (un atout).
Expérience de travail
- 5 ans d’expérience professionnelle connexe.
- Au moins 1 an d’expérience comme superviseur(e).
Connaissances et compétences
- Expérience personnelle et professionnelle dans un cadre interculturel.
- Être capable de communiquer de manière professionnelle avec les membres du personnel, les directeur(rice)s, les contractant(e)s et le grand public.
- Maintenir les plus hauts niveaux de confidentialité et de professionnalisme.
- Être capable d’organiser des événements.
- Faire preuve d’une forte autonomie et d’une bonne capacité à travailler en équipe.
- Être capable de travailler en dehors des heures normales de bureau.
- Bien connaître la suite Office, notamment Word, Excel et Outlook.
- Accepter de se soumettre à une vérification du casier judiciaire.
Langues
- Capacité de lire, d’écrire et de parler l’inuktitut et l’anglais (obligatoire).
- Capacité de lire, d’écrire et de parler le français (un atout).
Environnement de travail
- Isuarsivik vit une transition majeure qui exige souplesse, créativité et adaptabilité.
- La personne qui occupera ce poste doit trouver un équilibre entre les multiples demandes et les besoins urgents des usager(ère)s, du personnel et des partenaires.
- Elle doit également être prête à relever les défis personnels et professionnels associés à la vie dans une communauté nordique isolée et aux ressources limitées.
Salaires et avantages
- Les conditions de travail sont celles prévues par le réseau de la santé et des services sociaux du Nunavik.
- Le salaire sera établi en fonction des qualifications et de l’expérience.
- Il y a une période de probation.
- Programme de mentorat ou de formation offert (si les exigences ne sont pas satisfaites).
Isuarsivik favorise l’embauche des bénéficiaires d’un des accords sur les revendications territoriales des Inuit. Par conséquent, il est à la discrétion du conseil d’administration de renoncer à l’une ou l’autre des exigences de qualification et de mettre en œuvre un plan de formation ou de mentorat si nécessaire.