Adjoint(e)
administratif(ve)
Conditions
Poste permanent à temps plein
Département
Administration
Superviseur direct
Gestionnaire de l’administration
LIEU
Kuujjuaq, Québec
Date de fin d’affichage de poste
Jusqu‘à ce que le poste soit comblé
L’adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle essentiel en :
Faisant la promotion du Centre régional de rétablissement Isuarsivik comme centre de rétablissement culturellement adapté aux Inuits, offrant des programmes distinctifs et spécifiques pour traiter différents types de dépendances ainsi que les traumatismes intergénérationnels.
Soutenant les départements administratifs du Centre.
Objectif du poste
Sous la direction du gestionnaire de l’administration, l’adjoint(e) administratif(ve) est responsable d’offrir des services de réception, de bureau et de soutien administratif à l’organisation.
Fonctions
et responsabilités essentielles
Réception
- Répondre aux appels téléphoniques entrants et les diriger vers les personnes appropriées.
- S’assurer que les messages téléphoniques sont transmis immédiatement aux personnes concernées.
- Recevoir, consigner et distribuer le courrier et les télécopies entrants et sortants.
- Accueillir les visiteurs.
- Tenir un registre exact de tous les visiteurs et de la raison de leur présence au Centre.
Soutien administratif
- Tenir à jour des dossiers, des registres et de la correspondance exacts.
- Aider le gestionnaire de l’administration avec :
- Les arrangements de voyage et d’hébergement pour les directeurs, le personnel et les consultants.
- Le soutien et l’assistance de bureau.
- La coordination des activités liées aux réunions et aux événements, selon les directives.
- Préparer le matériel et les photocopies selon les directives.
- Participer à la préparation de rapports, de présentations et de correspondance.
- Maintenir les dossiers et les fournitures de bureau.
- Aider à maintenir les systèmes de classement centralisés et électroniques.
- Garder l’espace général du bureau, la salle de réunion et le salon du personnel propres et bien ordonnés.
- Tenir un inventaire des fournitures de bureau.
- S’assurer de la disponibilité du café et du thé pour l’usage du bureau.
Autres tâches et responsabilités
- Sous la direction du gestionnaire de l’administration, offrir au directeur général et à tous les gestionnaires du soutien de bureau et administratif, et effectuer toute autre tâche connexe, au besoin.
Qualifications
Formation
- Diplôme d’études secondaires.
- Combinaison de formation et d’expérience, un atout.
Expérience de travail
- Minimum de deux ans d’expérience de travail pertinente.
Connaissances et compétences
- Solides compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Maintenir les plus hauts niveaux de confidentialité et de professionnalisme.
- Bonnes compétences interpersonnelles, y compris la capacité de faire preuve de tact et de diplomatie et de travailler sous pression.
- Bonnes compétences en planification et en organisation.
- La compréhension de l’importance de l’exactitude et du respect des échéanciers et des délais est essentielle.
- Certaines compétences en analyse et en résolution de problèmes.
- Capacité à utiliser tout l’équipement de bureau courant, notamment l’ordinateur, le télécopieur, le téléphone, la machine à courrier ou à timbres, le photocopieur, le numériseur, etc.
- Capacité à maintenir sa concentration et son rendement malgré les interruptions fréquentes et les changements de priorités.
- Connaissance de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
- La personne candidate doit être disposée à se soumettre à une vérification du casier judiciaire.
Langues
- Capacité de lire, d’écrire et de parler l’inuktitut et l’anglais (obligatoire).
- Capacité de lire, d’écrire et de parler le français (un atout).
Environnement de travail
- Emploi à Kuujjuaq avec une présence régulière au Centre.
- Rémunération très concurrentielle, établie en fonction de l’expérience.
- Accès aux primes nordiques, aux avantages sociaux et au soutien à la relocalisation, conformément aux politiques en vigueur.
Salaires et avantages
- Les conditions de travail sont celles prévues par le réseau de la santé et des services sociaux du Nunavik.
- Le salaire sera établi en fonction des qualifications et de l’expérience.
- Il y a une période de probation.
Programme de mentorat ou de formation offert (si les exigences ne sont pas satisfaites).
Isuarsivik favorise l’embauche des bénéficiaires d’un des accords sur les revendications territoriales des Inuit. Par conséquent, il est à la discrétion du conseil d’administration de renoncer à l’une ou l’autre des exigences de qualification et de mettre en œuvre un plan de formation ou de mentorat si nécessaire.